Protokoler

Protokoler
        Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam institusi maupun masyarakat.

1. Sejarah Kata Protokol

        Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan  bahasa Yunani protocollon.  Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,
“Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats.”

       Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

       Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

       Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

       Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”

        Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

2. Persyaratan Menjadi Protokoler.

Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

       Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

3. Jenis-jenis Kegiatan Protokol

Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
a. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3) Upacara sumpah pegawai
4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi
1) Upacara Dies Natalies
2) Upacara wisuda sarjana
3) Upacara pengukuhan guru besar
4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

4. Aktivitas Protokoler
Aktivitasnya terdiri atas tiga hal yaitu:
a. Tata Penghormatan
b. Tata upacara,
c. Tata Tempat dan Letak

A. Tata Penghormatan
         Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
         Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial sebagai salah satu bentuk penghormatan. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:
1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabatannya atau kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatnya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:
1) Aturan dasar Preseance
a) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului.
b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelah kanan.
2) Aturan umum tata tempat
a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
3) Aturan tempat duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
4) Atutan urutan memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.
Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api sebagai berikut:
a) Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.
b) Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu
c) Kendaraan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain.  Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan,   hal tersebut merupakan suatu pengecualian.
d) Letak kendaraan sebaiknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kendaraan akan menuju, berada di sebelah kiri kita.
e) Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.
f) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.
g) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.
h) Jika mobil memungkinkan untuk diduduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan kursi di tengah, maka kursi yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

B. Tata upacara,

       Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.  Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) Jenis kegiatan
2) Bahasa pengantar yang dipergunakan
3) Materi aktivitas

       Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

C. Tata tempat dan letak
       Tata tempat adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. 
1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya.
2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :
1) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2) Papan nama petunjuk yang diperlukan
3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:

a) Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC                                                 (1). Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi                                                 (2). Volume suara yang konstan dan mantap                                                 (3). Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing
(4). Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan      
(5). Sifat yang tidak mudah tersinggung
(6). Berkepribadian
b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.
c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik
d) Mengetahui  tempat  posisi  berdiri  yang  tepat  (menguasai  arena kegiatan)
e) Pandai mengatur volume suara
f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang
g) Mampu menguasai audiens

Beberapa hal utama yang penting untuk diperhatikan oleh seorang protokoler:

A. Tata Busana.

       Tata busana disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas keprotokolan, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:
1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2) Pakaian Sipil Harian (PSH)
3) Pakaian Dinas Lapangan (PDL)
4) Pakaian Dinas Harian (PDH)
5) Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
6) Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
7) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8) Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)
9. Lengkapi dengan make up

B. Tata Undangan
       Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:
1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
3) Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
4) Menulis nama orang yang diundang secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
5) Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak.  Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
6) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
7) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
8) Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakhadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
10)  Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

5. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:
a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib,  khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
b. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

6. Peran dan Fungsi Protokoler

       Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.
       Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s